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¿Cómo organizar un evento de forma adecuada?

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Curación de Contenido por Gloria Remírez

Organizar un evento, sea del tipo que sea, puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza si es algo que no nos gusta hacer o si no organizamos eventos de forma frecuente. Para tratar de facilitar al máximo el proceso, vamos a revisar consejos para organizar eventos que nos van a hacer la vida más fácil, y que nos van a permitir tener unas pautas claras sobre lo que tenemos que hacer en todo momento para que el evento salga a las mil maravillas.

Empezar por los básicos, lugar, fecha y asistentes

Lo primero que tenemos que hacer antes de empezar a pensar en cómo será el evento o que temática vamos a abordar, es pensar en los básicos.

  • Los asistentes: Esto es seguramente lo primero que tenemos que tener en consideración, ya que no es lo mismo escoger un lugar para un evento de 10 personas que un evento de 1000 personas. Una vez que tenemos claro el número estimado de personas que asistirán, o el número de personas que ya tenemos confirmadas, podemos pasar a los siguientes pasos.
  • La fecha: A continuación podemos pensar en la fecha de realización del evento. De nuevo, saber el número de asistentes nos ayudará a planificar adecuadamente. No se pueden hacer eventos para más de 100 personas en muy poco tiempo, sin embargo si son pocos los asistentes podremos programar con anterioridad. A la vez hay que pensar en el clima que creemos que hará. Si queremos un evento al aire libre hay que organizar los eventos en épocas de calor, sin embargo si nos da igual, podremos escoger preferentemente otoño que es una época en la que las temperaturas suelen ser agradables.
  • El lugar: En base a lo anteriormente planteado, el número de asistentes y la fecha, ya vamos a poder escoger el lugar. A la hora de pensar en el lugar tenemos que revisar que cumpla con los requisitos de aforo y que además tenga la posibilidad de desplegar todo aquello que estamos pensando en ejecutar.

La idea, ¿cuál es la temática del evento?

Llega el momento de desplegar todo nuestro potencial creativo, ha llegado la hora de desplegar nuestra idea. Se trata de en base a cuál sea el evento, podría ser una boda, una celebración privada como un cumpleaños, pero también podría ser una feria profesional o una conferencia. En base al tipo de evento vamos a poder incluso jugar con alguna temática en concreta para ambientar y hacer que sea lo más ameno posible para todos los asistentes.

Prepararlo todo

Una vez que hemos desarrollado la idea tan solo nos queda preparar con suficiente anterioridad todo para que los asistentes lo puedan disfrutar cuando lleguen. De esta forma todo estará preparado para el día en el que tenga lugar el evento.

Convocatoria y a disfrutar

Cuando ya lo tenemos preparado y hemos hecho con suficiente antelación la convocatoria, es decir la comunicación del evento, tan solo nos quedará disfrutar y tenerlo todo a punto el día del evento, con canales de comunicación para resolver dudas y una buena sonrisa para recibir a los asistentes.